オフィス移転は事業拡大のチャンスですが、その裏で伴う煩雑な事務手続きに不安を抱えていませんか。
スムーズに新天地でのスタートを切るためには、物件探しの段階から、法人の住所変更に関する流れを正しく把握しておくことが重要です。
本記事では、法人の住所変更の手順と、登記以外に必要な手続きについて解説します。
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法人（本店）の住所変更とは？
法人（本店）の住所変更とは、会社の登記簿に記録されている本店所在地を、新しいオフィスの所在地へ正式に変更することを指します。
単に営業拠点を移す事実上の移転とは異なり、本店所在地も移すのであれば、会社法に基づく本店移転登記をおこなわなければなりません。
この登記は、原則として株主総会等で定めた移転日から、2週間以内に申請する必要があります。
もし、期限を過ぎてしまうと、代表者が過料の対象となる可能性があるため注意が必要でしょう。
また、移転先が同じ登記所の管轄内か別の管轄区域かによって、申請書の種類や手続きが変わります。
賃貸借契約をご検討の段階から、使用開始日だけでなく、登記申請期限も見据えたスケジュールを立てておくことが大切です。
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法人の住所変更の正しい手順
法人の住所変更をおこなう際は、まず現在の定款に本店所在地が、どの範囲まで記載されているかを確認します。
定款で定めた市区町村外へ移る場合や、記載された番地が変わる場合は、株主総会の特別決議による定款の変更が必要です。
次に、会社の機関構成に応じて移転日などを決定し、決議内容を証明する議事録を作成しましょう。
移転日を迎えた後は、2週間以内に本店移転登記を申請しなければなりません。
管轄内移転か管轄外移転かで必要な情報が異なるため、事前の確認をおすすめします。
無事に登記が完了した後は、速やかに新しい登記事項証明書を取得してください。
これは、その後の各機関への住所変更手続きで使用する重要な書類です。
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本店移転登記以外に必要な手続き
本店移転登記が終わっても、法人の住所変更に伴う手続きがすべて完了するわけではありません。
登記事項証明書を取得したら、まずは税務署へ納税地の異動届出書を速やかに提出します。
同時に、地方税に関する異動届も必要となるため、各自治体の案内を忘れずに確認しておきましょう。
従業員を雇用している場合は、新所在地を管轄する労働基準監督署へ労働保険の変更届を提出しなければなりません。
また、事実発生から5日以内に、管轄の年金事務所へ社会保険の所在地変更届を提出する必要があります。
これらの保険関連の手続きは期限が短いため、優先して対応することが求められるでしょう。
金融機関や取引先への連絡も含め、抜け漏れがないよう計画的に進めていきましょう。
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まとめ
法人の住所変更では、事実上のオフィス移転だけでなく、移転日から2週間以内に本店移転登記をおこなう必要があります。
登記申請の前に定款の変更有無を確認し、必要な議事録を作成して、適切に手順を踏むことが成功の秘訣です。
登記完了後も税務署や労働基準監督署、年金事務所などへの届け出が必要となるため、余裕を持った計画を立てておきましょう。
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